Optimiser le gestion des photocopies en entreprise : mode d’emploi

photocopie

De plus en plus d’entreprises ont recours aux services de fournisseurs expérimentés pour optimiser la gestion des photocopies. Si cette solution permet de mieux piloter les dispositifs d’impression dans les bureaux, il vous suffit de mettre en place un plan d’action efficient pour y parvenir par vos propres moyens.

Évaluer le système actuel d’impression

Tout d’abord, il est essentiel de prendre le temps d’examiner le système d’impression actuel de manière aussi précise et approfondie que possible. Cette analyse vous permet de comprendre vos besoins, d’identifier les défaillances du processus utilisé et de trouver les solutions adéquates. Pendant cette phase d’audit, il faut s’interroger sur l’efficacité de votre système d’impression en répondant aux questions suivantes :

  • Quels sont les marques et les modèles de vos appareils d’impression ?
  • Combien de personnes utilisent chaque appareil ?
  • A quel endroit spécifique ces appareils sont-ils installés ?
  • Quel est votre volume moyen d’impressions par appareil ?

A noter : Si votre entreprise compte plusieurs filiales et, par conséquent, différents locaux professionnels, réalisez une étude d’ensemble pour obtenir une évaluation globale de la gestion des photocopies. Rendez-vous sur ce lien pour en savoir davantage !

Connaître le coût des impressions

Après avoir examiné tous vos appareils et leur mode utilisation, il faut commencer par évaluer les dépenses. Ce travail doit être effectué de manière précise et ciblée, ce qui signifie que vous allez devoir calculer le coût des photocopies, des imprimantes et des scanners distinctement. Cela inclut différents éléments à savoir les contrats des fournisseurs, le toner, l’encre, le papier, les contrats de maintenance, la location d’équipements, etc. Plusieurs entreprises n’accordent aucun intérêt au calcul des dépenses liées à l’impression. Pourtant, cette démarche est essentielle pour optimiser ce processus et pour déployer une stratégie managériale qui permettrait de faire des économies et de se montrer écoresponsable.

Définir les besoins des utilisateurs

Une fois que vous aurez étudié le système d’impression et évalué son coût, vous devez vous pencher sur un autre aspect du processus : les utilisateurs qui ne sont autre que vos employés. Il convient donc d’examiner leur comportement, leurs besoins, bref la manière avec laquelle ils gèrent ces machines d’une part et les copies d’une autre. Si vous disposez de plusieurs modèles, essayez de repérer ceux qu’on utilise le plus. Interrogez-vous sur les raisons qui poussent vos employés à privilégier une imprimante professionnelle plutôt qu’une autre : est-ce une question de facilité d’utilisation, de proximité de la photocopieuse de leur poste de travail ou de fonctionnalités plus développées ? Par ailleurs, chaque entreprise a des besoins uniques. Les cabinets d’avocats exigent souvent un ratio imprimante/employés plus élevé que les usines. Pour optimiser la gestion des photocopieuses dans un espace de travail, il faut tenir compte des usages particuliers du domaine d’activité en termes de fréquence d’utilisation et de qualité des copies.

Le monitoring du parc d’impression en entreprise : comment ça marche ?

Le monitoring d’un parc d’impression permet d’évaluer l’état de votre réseau d’impression dans le cadre d’une prévention, d’un audit ou d’un simple contrôle. En cas de dysfonctionnement, il vous alerte instantanément pour agir en urgence évitant ainsi des pannes plus graves. Grâce au monitoring, vous êtes vite averti des pièces à changer, de la nécessité de remplacer les cartouches ou d’effectuer un entretien général de la machine. Cette solution de gestion centralisée des parcs de périphériques d’impression intègre différents types d’imprimantes au sein d’un seul réseau. Vous pouvez récupérer automatiquement :

  • les relevés des compteurs ;
  • les pannes et les dysfonctionnements minimes ;
  • les défaillances des machines ;
  • l’état des consommables.

Les informations sont collectées puis importées dans une application mobile à partir d’une interface centralisée. Ces données sont ensuite exploitées et traitées avec exhaustivité, ce qui vous permet de mieux comprendre votre parc d’impression et d’assurer un suivi nécessaire pour optimiser sa gestion.

La gestion de votre parc d’impression : un gain de productivité et des économies !

Le parc d’impression de votre entreprise doit être adapté à vos besoins. En mettant en place des solutions sur-mesure, vos employés gagnent en productivité et vous réalisez jusqu’à 30% d’économies sur votre budget d’exploitation. Une bonne gestion assure alors :

  • un environnement d’impression simplifié ;
  • la maîtrise des dépenses ;
  • une plus grande productivité ;
  • la sécurisation des données de l’entreprise;
  • un bon niveau de flexibilité ;
  • la réduction de l’empreinte écologique.

Des spécialistes proposent des services de pointe aux entreprises qui souhaitent améliorer la gestion de leur parc d’impression. Résultat : un système de photocopies cohérent, homogène et adapté aux besoins de ses utilisateurs.